Posición: Consultoría Asistente de Compras y Subcontratos .

Ubicación de la Plaza: San Pedro Sula, Cortes, Honduras.

Antecedentes del Proyecto

Justicia Efectiva apoya el sistema de justicia penal en Honduras con el objetivo de combatir la impunidad, la criminalidad y la corrupción, factores que impulsa a muchos hondureños a migrar irregularmente cada año. Justicia Efectiva fortalece simultáneamente la capacidad de las instituciones para prestar servicios eficaces y accesibles, al tiempo que refuerza la veeduría e incidencia política de la sociedad civil, promoviendo así un sistema de justicia penal independiente y centrado en las personas. Para lograr este propósito, Justicia Efectiva sigue un enfoque integral para mejorar el acceso a la justicia, aumentar la eficacia del sistema de justicia penal y generar confianza en las instituciones públicas a través de los siguientes cuatro temas estratégicos:

• Persecución Penal Estratégica: Mejorar de la asignación de recursos públicos y movilización de actores para optimizar la denuncia, investigación y persecución de los delitos prioritarios que impactan en la vida cotidiana de las personas. 
• Justicia Centrada en las Personas: Transformar las instituciones para responder a las demandas de los ciudadanos y mejorar los procesos judiciales de las personas vulnerables mediante prácticas participativas, inclusivas, basadas en datos y lideradas localmente
• Sistemas Locales de Justicia: Fortalecer la capacidad de los operadores locales de justicia y permitir una coordinación multisectorial e interinstitucional ágil para reducir las barreras en el acceso a la justicia.
• Justicia Abierta: Fomentar la transparencia del sistema de justicia penal, permitiendo una mayor veeduría de las instituciones gubernamentales y promoviendo una mayor confianza ciudadana. 

A través de estas líneas de acción, Justicia Efectiva contribuye al fortalecimiento de la democracia y el estado de derecho en Honduras y aborda las necesidades de justicia que afligen a los grupos vulnerables, con el fin de reconstruir el contrato social entre el gobierno y el pueblo. 

Proposito de la Consultoria

El/la Consultor como Asistente de Compras y Subcontratos es un miembro clave del equipo de Adquisiciones. Desempeña un papel fundamental para garantizar la integridad, la equidad y la apertura en los procesos de adquisición. Será responsable del cumplimiento del Manual de Operaciones de Campo (FOM) del proyecto, las regulaciones de USAID, los requisitos y limitaciones del contrato, las reglas y regulaciones de DAI, las políticas de adquisiciones, los procedimientos, los controles y los sistemas de informes. El/la Asistente de Compras y Subcontratos prestará apoyo al Gerente de Compras y Subcontratos para llevar a cabo las actividades administrativas de la unidad de adquisiciones. Será responsable de la preparación y revisión de back ups de pago de los procesos ejecutados por los Oficiales de Adquisiciones, los cuales son sometidos a la unidad de finanzas en el sistema TAMIS dando seguimiento a la finalización de pago de órdenes de compra, release orders, pagos a subcontratos, etc., mantenimiento del archivo físico y electrónico de la unidad de adquisiciones y realizando cualquier otra tarea relacionada que se le asigne.

Deberes y responsabilidades clave

• Responsabilidades generales de adquisiciones
• Preparación de solicitudes de pago con documentos de respaldo completo en TAMIS, asegurando que se cumple con los requisitos mínimos de documentos para soporte del pago, principalmente para los procesos de Tegucigalpa y según carga laboral, apoyo con esta tarea a las oficinas regionales.
• Apoyo con la gestión de órdenes de compra exoneradas para el proyecto y elaboración de informes mensuales.
• Mantenimiento del archivo electrónico y físico de la unidad de adquisiciones.
• Gestionar la presentación de facturas originales para la unidad de finanzas
• Gestionar la adquisición de unos procesos con estimado de menos de USD 5,000 dólares para la adquisición de bienes, eventos, productos básicos y servicios a través de, acuerdos de compra generales y órdenes de compra.
• Realizar análisis de precio/costo/razonabilidad
• Seguimiento de los pagos a proveedores con la unidad de finanzas
• Gestionar los órdenes recurrentes bajo contratos “BPA” y pagos recurrentes
• Gestionar la solicitud de ofertas y cotizaciones de proveedores en cumplimiento de las políticas y solicitudes aprobadas y los planes de adquisición de Justicia Efectiva.
• Apoyo con la elaboración de formalmente recibir bienes, coordinar con el área técnica la entrega de documentos y memorias del sistema tecnico (FULCRUM), incluso el listado de participantes examinados (vetting).
• Apoyar al Gerente de Compras y Subcontratos para rastrear las actividades de adquisición y el estado de entrega de bienes y servicios.
• Otras tareas asignadas por el Gerente de Compras y Subcontratos.

Políticas y procedimientos

• Garantizar la integridad, equidad, precisión y apertura en los procesos de adquisición
• Asegurar que se sigan y apliquen las políticas y procedimientos de DAI, USAID y otros USG (por ejemplo, FAR)
• Ayudar al personal del proyecto a familiarizarse con las políticas y procedimientos de adquisición de DAI relacionados con las adquisiciones mediante la realización de capacitaciones u otros métodos según sea necesario, incluida la capacitación sobre conflictos de intereses y otros temas.
• Asistir y colaborar en auditorías externas o internas según sea necesario.
• Archivo de la documentación de backup de pago de la unidad de adquisiciones Asegurar toda la documentación de requisición, estimaciones de costos, declaraciones de trabajo, etc. contra los planes y presupuestos de adquisiciones de Justicia Efectiva.
• Ayudar a mantener una lista actualizada de proveedores mediante la obtención y organización de documentación de apoyo sobre las actividades.

Sistemas de Gestión de Adquisiciones

• Uso consistente de los sistemas de operaciones y adquisiciones (TAMIS) de DAI en la gestión de procesos de adquisición
• Mantener registros y archivos electrónicos de adquisiciones en los sistemas requeridos de DAI
• Capacitar a otro personal de DAI en el uso de sistemas de adquisición, según sea necesario
• Asegúrese de que la documentación de respaldo completa para las adquisiciones se envíe al equipo de finanzas del proyecto para el pago.
• Servir efectivamente como enlace entre el equipo del programa y el equipo financiero para proporcionar la documentación necesaria para emitir pagos relacionados con las actividades
• Capacitar a otro personal de DAI en el uso de sistemas de adquisición, según sea necesario

Calificaciones

• Licenciatura de la carrera de Administración de Empresas o carreras a fines u otro campo relacionado (o una combinación de educación y / o capacitación y / o experiencia que proporcione una formación equivalente requerida para realizar el trabajo requerido)
• Por lo menos 4 años de experiencia profesional administrativo o relacionada a esta consultoría en caso de no contar con título universitario.
• Conocimiento demostrado de los controles internos y los procesos de auditoría (por ejemplo, adquisiciones, acuerdos de subcontratación local, etc.)
• Capacidad demostrada para gestionar y priorizar múltiples ofertas simultáneas
• Capacidad para responder eficazmente a demandas y consultas urgentes
• Competencia en el uso de la suite ofimática de Microsoft y otro software relevante
• Competencia en el uso de herramientas (tal como NITRO pro o Adobe)
• Español ILR Nivel 4- Competencia Profesional Completa en Lectura, Conversación, Comprensión Auditiva y Escritura (o equivalente).

Calificaciones preferidas

• Previa experiencia trabajando con aspectos de adquisiciones de USAID u otros proyectos internacionales financiados por donantes u ONG en el campo de adquisiciones o áreas relacionadas
• Inglés ILR Nivel 3- Competencia profesional en lectura, expresión oral, comprensión auditiva y escritura (o equivalente).