TALLER DE ELABORACION DE LIBRO DE CANDIDATURA PARA EVENTOS EN LA INDUSTRIA MICE
FUENTE DE FIANCIAMIENTO: LA AGENCIA DE LOS ESTADOS UNIDOS PARA EL DESARROLLO INTERNACIONAL (USAID) A TRAVÉS DEL PROYECTO TRANSFORMANDO SISTEMAS DE MERCADO (TMS)
EJECUTOR: BURÓ DE CONVENCIONES DE SAN PEDRO SULA
Identificación del Puesto
Nombre del Puesto: Consultor para Taller de Elaboración de Libro de Candidatura para Eventos en la Industria MICE.
Reporta a: Buró de Convenciones de San Pedro Sula y Proyecto Transformando Sistemas de Mercado de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID).
- INTRODUCCIÓN
El sector de reuniones, incentivos, conferencias y exposiciones (MICE, por sus siglas en inglés) es un motor clave para el desarrollo económico y turístico de un destino. La competencia para atraer eventos internacionales es intensa, lo que requiere que los destinos presenten propuestas sólidas y bien estructuradas que destaquen sus fortalezas. En este contexto, el Libro de Candidatura o Bidding Book se convierte en una herramienta esencial para persuadir a los organizadores de eventos sobre la idoneidad de un destino.
Este taller tiene como objetivo principal capacitar a los participantes en la creación y presentación de un Bidding Book completo, que cumpla con los estándares internacionales y maximice las oportunidades de éxito en la postulación de destinos para eventos de gran escala.
- ANTECEDENTES
En los últimos años, la industria MICE ha experimentado un crecimiento significativo, y ciudades de todo el mundo han competido para atraer eventos de alto perfil. San Pedro Sula, como uno de los principales centros económicos y comerciales de Honduras, tiene un gran potencial para consolidarse como un destino clave en este sector. Sin embargo, se ha identificado la necesidad de fortalecer las capacidades locales en la preparación de Bidding Books que sean competitivos a nivel internacional.
Para abordar esta necesidad, se ha propuesto la realización de un Taller de Elaboración de Libro de Candidatura, dirigido a los profesionales del sector, con el fin de proporcionarles herramientas técnicas y estratégicas para mejorar sus propuestas y aumentar las probabilidades de éxito en la captación de eventos.
- JUSTIFICACIÓN
La implementación de este taller es fundamental para mejorar la competitividad del destino en la industria MICE. Un Bidding Book bien elaborado no solo resalta las ventajas del destino, sino que también responde a las expectativas y necesidades específicas de los organizadores de eventos. Además, la capacitación en este ámbito permitirá a los actores locales estar alineados con las mejores prácticas internacionales, mejorando la imagen de San Pedro Sula y otros destinos de Honduras ante el mercado global de eventos.
Al fortalecer las capacidades de los profesionales locales para la preparación de Bidding Books, se contribuirá a atraer más eventos internacionales a la ciudad, generando así mayores ingresos y un crecimiento sostenido del turismo de negocios.
OBJETIVO GENERAL
Capacitar a los profesionales del sector MICE en la elaboración y presentación de un Libro de Candidatura (Bidding Book), brindándoles las herramientas técnicas y estratégicas necesarias para desarrollar propuestas competitivas que atraigan eventos internacionales de alto perfil. El taller buscará fortalecer las habilidades de los participantes en la preparación de candidaturas efectivas, alineadas con las mejores prácticas internacionales, y así mejorar la competitividad del destino en la industria de reuniones, incentivos, conferencias y exposiciones (MICE).
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
- Brindar a los participantes una visión integral sobre los criterios y procesos que los organizadores de eventos consideran al seleccionar un destino para conferencias, convenciones y exposiciones.
- Enseñar a los participantes cómo estructurar y redactar un Bidding Book completo, que destaque las fortalezas del destino, como su infraestructura, conectividad, capacidad hotelera, y atracciones turísticas.
- Capacitar a los participantes en técnicas de presentación persuasiva para asegurar una comunicación efectiva de la propuesta, logrando que los comités de selección elijan el destino para sus eventos.
- Proporcionar herramientas para diseñar e implementar acciones promocionales que refuercen la candidatura y aumenten las posibilidades de éxito en la votación final.
- A través de ejercicios prácticos, los participantes aprenderán a evaluar la solidez de sus propuestas y recibirán retroalimentación para mejorar las áreas clave del Bidding Book.
- ACTIVIDADES PARA REALIZAR POR EL CONSULTOR/FIRMA CONSULTORA
El consultor o equipo encargado de la ejecución del taller deberá realizar las siguientes actividades:
- Desarrollo del Contenido del Taller:
- Preparar el contenido teórico y práctico del taller, abarcando los conceptos clave del Bidding Book, selección de destinos, infraestructura, logística y promoción.
- Elaboración de Material Didáctico:
- Diseñar materiales de apoyo que faciliten el aprendizaje de los participantes, incluyendo guías, plantillas de Bidding Book, y estudios de casos.
- Ejecución del Taller:
- Impartir el taller a los participantes, utilizando una metodología interactiva que combine sesiones teóricas, estudios de casos y ejercicios prácticos para la elaboración de un Bidding Book.
- Evaluación y Seguimiento:
- Realizar una evaluación del conocimiento adquirido por los participantes al finalizar el taller, y proporcionar recomendaciones para la mejora continua de las propuestas de candidatura.
- Entrega de Informe Final:
Preparar y presentar un informe detallado con los resultados del taller, incluyendo las recomendaciones finales, observaciones sobre la participación y conclusiones sobre las capacidades desarrolladas.
- PRODUCTOS ESPERADOS
Se espera Al finalizar el taller, los participantes estarán plenamente capacitados para:
- Presentar candidaturas con confianza y efectividad, adaptándose a diversos métodos de votación y asegurando una presentación sólida y persuasiva ante los comités de selección.
- Realizar inspecciones in situ de manera profesional y estratégica, destacando las fortalezas del destino y garantizando una experiencia positiva y convincente para los organizadores de eventos.
- Elaborar un Bidding Book completo y atractivo, que presente de manera clara y estructurada la propuesta del destino, resaltando su infraestructura, conectividad, capacidad hotelera, servicios y otros aspectos clave que lo posicionen como la mejor opción.
Ejecutar acciones promocionales estratégicas para apoyar la candidatura, utilizando técnicas de marketing y comunicación que refuercen la imagen del destino y aumenten las posibilidades de éxito en la votación final.
7. DURACIÓN DE LA CONSULTORÍA
Se han previsto 1 meses para la ejecución y entrega de informe.
- EQUIPO CONSULTOR
La consultoría deberá ser realizada por firma consultora/equipo consultor con amplia y comprobada experiencia teórica y práctica, y conocimiento profundo sobre el servicio de ama de llaves y sus diferentes aspectos, así como de Servicio al Cliente y Ventas relacionadas al rubro.
- PREMISAS DE LA CONSULTORÍA, AUTORÍA Y PUBLICACIÓN
- Integridad: El equipo consultor o profesional tendrá el compromiso de poner de manifiesto cuestiones no mencionadas específicamente en los TDRs, si ello fuera necesario para obtener un análisis más completo de los productos esperados.
- Convalidación de la información: Corresponde al equipo consultor garantizar la veracidad de la información recopilada para la elaboración de los productos esperados, y en última instancia será responsable de la información presentada.
- Incidencias: En el supuesto de la aparición de incidencias durante la realización del trabajo. Estas deberán ser comunicadas inmediatamente a la Unidad Coordinadora. De no ser así, la existencia de dichos problemas en ningún caso podrá ser utilizada para justificar la no obtención de los resultados establecidos por la entidad en los presentes TDRs.
- DERECHOS DE AUTOR Y DIVULGACIÓN
Se aclara que todo derecho de autor recae en la entidad beneficiaria de la consultoría. La divulgación de la información recopilada y del Informe final es prerrogativa de la Unidad Ejecutora de TDRs.
- RÉGIMEN SANCIONADOR
En caso de retraso en la entrega de los informes o en el supuesto en que la calidad de los productos entregados sea manifiestamente inferior a lo pactado, serán aplicables las penalizaciones y arbitrajes establecidos por la entidad contratante conforme al contrato privado a establecer con el equipo consultor o profesional.
- LUGAR Y FORMA PARA LA PRESTACIÓN DE LA CONSULTORÍA
Los servicios de asesoría serán permanentes durante la prestación de servicios, para lo que se requiere exclusividad a la prestación de servicios que convocan estos TDRs.
- HONORARIOS Y FORMA DE PAGO
El monto ofertado debe incluir los honorarios, impuestos locales, y cualquier otra deducción aplicable.
Los pagos se realizarán de la siguiente manera:
- 30% en el momento de la firma del contrato incluyendo presentación de cronograma y plan de acción.
- 70 % al presentar el informe final.
Nota: En caso de retraso en la entrega de los informes, se aplicarán todas las sanciones descritas en el contrato firmado entre el equipo consultor, el consultor y la Unidad Ejecutora.
La Unidad Ejecutora y la Institución Piloto se comprometen a poner a disposición de la consultoría cuanta información, documentación y cuantos contactos y reuniones se consideren necesarias. Así como la disposición de los lugares, equipo audiovisual que se requiera.
A continuación, señalamos las características que debe tener la propuesta técnica:
- Portada con nombre de la empresa o experto/a y título de la consultoría
- Datos de contacto de la empresa
- Oferta técnica que incluya: - Experiencia detallada en el campo objeto de la consultoría. - CV detallado de la empresa (en su caso) y CV detallado del/ los integrantes/s del equipo de consultoría.
- Metodología de trabajo y propuesta de Plan de trabajo.
- Cronograma del proceso especificando el tipo de técnicas a utilizar y ajustándose al plazo máximo establecido.
- Presupuesto detallado de la consultoría (honorarios, servicios, materiales, logística)
Las ofertas serán evaluadas por el comité del proyecto en función de la experiencia profesional, perfil del equipo consultor, calidad, valor técnico y económico de la oferta.
Las preguntas y propuesta técnica y económica se deberán presentar electrónicamente a la siguiente dirección: [email protected], hasta el 04 de noviembre del 2024 con el asunto “Taller de Elaboración de Libro de Candidatura para Eventos en la Industria MICE– Nombre da empresa o persona-”.