TÉRMINOS DE REFERENCIA

“APOYO EN ARCHIVO Y CONTROL DE DOCUMENTOS”

1. ANTECEDENTES: 

El fortalecimiento de la Unidad Ejecutora de Proyectos de la Secretaría de Infraestructura y Transporte (SIT) para la ejecución de proyectos financiados bajo convenios de préstamo por el Banco Centroamericano de Integración Económica (BCIE), constituye una acción estratégica para garantizar la gestión efectiva, transparente y eficiente de los recursos. En el contexto actual, la Unidad Ejecutora BCIE de la SIT, es responsable de coordinar y supervisar programas de alta relevancia nacional, cuya ejecución impacta directamente en la conectividad, el desarrollo económico y la integración regional de Honduras.

Los proyectos que actualmente está ejecutando la Secretaría de Infraestructura y Transporte (SIT) con fondos BCIE, son los siguientes:

1. Programa de Carreteras Resilientes de Honduras (PCR-HN), financiado mediante los Préstamos 2333 y 2335, enfocado en la rehabilitación y modernización de 351.23 kilómetros de red vial primaria bajo estándares de resiliencia y sostenibilidad, que abarcan zonas estratégicas del país.

2. Programa Nacional de Intervención a Caminos Productivos (Préstamo 2177), cuyo propósito es apoyar la rehabilitación y mejoramiento de la red vial no pavimentada del país para que los sectores productivos puedan desarrollar sus procesos de producción y distribución de manera continua.

3. Programa Libramiento Anillo Periférico – Carretera CA-5 Sur (Préstamo 2221), diseñado para reducir los tiempos de viaje y costos de operación del transporte, mejorar la movilidad y fortalecer la infraestructura de uno de los corredores más transitados del país.

En conjunto, estos programas representan una inversión total aproximada de US$761.5 millones de dólares, destinados a transformar la infraestructura vial del país, promover la movilidad eficiente y fortalecer la economía nacional mediante la generación de empleo, el acceso a mercados y el desarrollo de las comunidades.

El fortalecimiento de la Unidad Ejecutora BCIE de la SIT, es imprescindible para gestionar estos recursos de manera eficiente, asegurando el cumplimiento de los cronogramas establecidos, los estándares internacionales de calidad y los compromisos adquiridos con el BCIE. Asimismo, permitirá una respuesta más ágil y técnica a los desafíos que conlleva la ejecución de proyectos de esta envergadura, maximizando su impacto positivo en el bienestar de la población y en la competitividad del país.

Esta Unidad requiere ser fortalecida para cumplir con los objetivos propuestos para la ejecución de los proyectos en tiempo y forma, siendo imprescindible dotarla de recursos tanto humanos como logísticos para lograr optimizar la eficiencia y productividad. Este fortalecimiento implica la contratación de personal calificado de acuerdo con una estructura funcional, brindándole las herramientas y equipo necesario, con el fin de garantizar una operación eficiente, transparente y alineada con las normativas legales y técnicas aplicables.

Es importante mencionar que, con una Unidad Ejecutora fortalecida, el Gobierno de Honduras reafirma su compromiso con la transparencia, la sostenibilidad y la eficiencia en el uso de los recursos, garantizando que estas inversiones estratégicas contribuyan al desarrollo integral de la nación.

En tal sentido, la Secretaría de Infraestructura y Transporte (SIT) como Organismo Ejecutor de las operaciones de préstamo, requiere contratar un consultor(a) para la prestación de sus servicios para “Apoyo en Archivo y Control de Documentos”, a ser financiado con fondos BCIE y que formará parte del equipo de la UEBCIE en apoyo a la correcta implementación de los proyectos.

2. OBJETIVO DE LA CONSULTORÍA:

Apoyar la gestión de la Unidad Ejecutora encargada de la implementación de los Programas BCIE (UEBCIE), cuyo órgano ejecutor es la Secretaría de Infraestructura y Transporte (SIT), encargándose entre otras actividades de la centralización de la información que entra y sale de la UEBCIE, realizando el control, registro, resguardo, reproducción y distribución de documentos y expedientes de personal y de proyectos de la Unidad, organizando y controlando la recepción, clasificación, escaneo, fotocopiado, distribución y archivo de los mismos, verificando la entrega a quien corresponda, brindando confidencialidad y seguridad al acceso de la información, llevando un registro electrónico y archivo físico de la fecha de recepción, distribución y ubicación de la misma, dinamizando con esto los tramites y un ágil acceso a la información para el correcto funcionamiento de la UEBCIE.

3. ACTIVIDADES DEL CONSULTOR:

El consultor entre otras actividades deberá realizar las siguientes:

1. Recibir y gestionar la correspondencia y documentación entrante y saliente de la UEBCIE. Llevando registro de fecha y hora de entrada y salida de documentos. 

2. Establecer una planificación y procedimientos para implementar un sistema de control y manejo de documentos físico y electrónico.

3. Crear y mantener actualizado un sistema de registro y archivo de documentos, para facilitar el acceso a la información de forma rápida y segura cada vez que sea necesario.

4. Llevar un estricto control y registro de la información o documentos, velando por la correcta distribución de la misma a las personas que correspondan estableciendo los criterios y procedimientos de distribución de acuerdo a instrucciones de la Coordinación y/o Sub Coordinación de la UEBCIE.

5. Escaneo y reproducción de documentos. Envío de copia digital o física a quien corresponda.

6. Apoyar con la digitalización de información requerida por la UEBCIE.

7. Verificar que la documentación de entrada y salida a la Unidad sea clara y legible. Clasificar, ordenar y asignar códigos a los documentos para facilitar su archivo físico y electrónico.

8. Llevar un registro cronológico de la trayectoria de los documentos que circulan en la UEBCIE y en la SIT relacionados con los Contratos de Préstamo BCIE que implementa la Unidad.

9. Recibir y atender solicitudes de información de empleados de la UEBCIE, brindando una atención ágil, amable y profesional.

10. Anunciar y guiar a las personas visitantes, para ser atendidas por la persona apropiada.

11. Encargarse de asignar y llevar el control de la numeración correlativa de oficios y memorandos generados por la UEBCIE.

12. Manejo personalizado de expedientes de los proyectos, diseños, construcción y supervisión, incluyendo toda la información correspondiente desde su inicio hasta su terminación y mantenerlos en orden y completos para facilitar el acceso o consultas a los mismos, ya sea por personal de la UEBCIE o la SIT, para lo cual deberá establecer un check list de la documentación que debe contener un expediente de proyectos. De estar incompleto algún expediente por no haber recibido la documentación correspondiente, deberá reportarlo a su jefe de inmediato y dar seguimiento hasta completar el expediente.

13. Archivo y manejo de Documentos de Licitación y Concursos, Bases, Términos de Referencia, Solicitudes de No Objeción del BCIE, Ofertas, procesos, publicaciones, expresiones de interés, contratos, informes, y otros documentos que se manejan en la UEBCIE.

14. Colaborar con los equipos de la UEBCIE, con la recopilación de información y contribuir con la creación, actualización y mantenimiento de expedientes de procesos realizados bajo los Contratos de Préstamo UEBCIE.

15. Apoyar la gestión administrativa con la disposición de documentos y expedientes para las auditorias.

16. Recibir y apoyar con el seguimiento de respuesta a documentos que requieren tramites dentro y fuera de la oficina relativos a actividades de la UEBCIE. Para esto al recibir documentos que requieren respuesta, posterior a su entrega dar seguimiento a fin de velar por una fluida atención y ágil respuesta.

17. Implementar y mantener un sistema de archivo estructurado de fácil acceso, para documentos físicos y electrónicos de los procesos realizados por la UEBCIE, facilitando las consultas y la integridad de la información.

18. Llevar el control, manejo, archivo y resguardo de los expedientes de contratación de los Consultores Individuales de la UEBCIE.

19. Realizar copias físicas y digitales de los informes de pagos presentados por los consultores de la UCP, garantizando su correcta clasificación, resguardo y entrega oportuna a las áreas correspondientes para su trámite. Coordinar su registro con el área financiera de la UEBCIE.

20. Llevar un control y registro de préstamo y devolución de documentos, indicando datos de solicitud, fecha de préstamo y reintegro, solicitado por personal de la UEBCIE o auditorías internas o externas.

21. Elaborar informes periódicos sobre la situación de sus actividades y responsabilidades en la UEBCIE.

22. Mantener comunicación y colaboración con otros miembros del equipo de la UEBCIE, brindando apoyo en las actividades operativas y administrativas requeridas.

23. Dar buen uso, reportar cualquier falla y dar seguimiento al mantenimiento periódico de su equipo de trabajo

24. Llevar control y velar por mantener en existencia insumos y materiales requeridos para dar cumplimiento a sus actividades, como ser papel de diferentes tamaños, toner de fotocopiadora, cartulinas, acetatos, anillos de distintos tamaños, etc.

25. Velar por un seguro y adecuado almacenamiento físico de los documentos, resguardándolos de cualquier manipulación por extraños o posibles daños.

26. Realizar, actualizar y resguardar back up periódicos de la información digitalizada.

27. Todas aquellas actividades asignadas por la autoridad superior de quien dependa, en apoyo a la UEBCIE.

28. PERFIL DEL CONSULTOR: 

Los participantes deberán cumplir con el perfil detallado a continuación y su valoración se hará conforme a la matriz de evaluación.

Formación Académica:

• Mínimo Educación Media, Bachiller, Perito Mercantil, Técnico en Computación u otras afines.

Experiencia General:

• Experiencia general de 5 años trabajando en procesos administrativos o control de documentos desde la fecha de recibir su título de Educación Media.

Experiencia Específica:

• Experiencia de mínimo de tres (3) años en trabajos relacionados con control de documentos, o como auxiliar en procesos administrativos.

• Conocimiento y mínimo dos (2) años de experiencia en normas de archivo, organización, clasificación, control y registro de documentos, manejo de expedientes.

• Deseable con conocimientos de documentación generada en el área de adquisiciones, como ser procesos de licitaciones, concursos, compras, etc. 

• Deseable con conocimientos de documentación generada en el área contable, como ser procesos de pago a Contratistas, Consultores, Proveedores, etc.

• Experiencia en atención y preparación de documentación para auditorias.

Otras Habilidades:

• Experiencia y habilidad en manejo de equipo de cómputo.

• Manejo de Paquetes informaticos MS Office (Word, Excel, Power Point, Teams, Google Meet)

• Experiencia y habilidad en el uso de Fotocopiadoras, escaners, guillotina y encuadernadora.

• Gestión de archivos físicos y digitales

• Manejo de Internet, Redes Sociales, Nubes y medios de difusión.

• Poseer capacidad para trabajar bajo presión.

• Ordenado y Proactivo, con capacidad para trabajar bajo presión.

• Excelentes relaciones interpersonales y capacidad de trabajo en equipo.

• Discreto, cooperador, puntal y con alto sentido de responsabilidad. 

5. DURACIÓN Y CONDICIONES DE LA CONSULTORÍA:

El plazo estimado de la consultoría es de cuarenta y seis (46) meses, contados a partir de la fecha en la que el Organismo Ejecutor y el Consultor firmen el contrato; con posibilidad de renovación de su contrato de acuerdo a la evaluación de desempeño.

El plazo del contrato inicial será por los meses contados desde la orden de inicio hasta el final del año fiscal vigente, con posibilidad de renovaciones contractuales según evaluación de desempeño a aplicarse por el Organismo Ejecutor consistente en: demostrar el desempeño satisfactorio a través de una evaluación del supervisor inmediato, el evaluador/que se designe por parte de la SIT /jefe, quien preparará la evaluación respectiva al finalizar el período para el cual tendrá en cuenta los términos de referencia, el plan de trabajo y el informe final del consultor.

El Consultor tendrá su sede de trabajo en las oficinas de la Secretaría de Infraestructura y Transporte (SIT), donde se le proporcionará espacio físico.

El consultor tendrá derecho al pago de viáticos y otros gastos de viaje de conformidad a la Tabla de Viáticos aprobada en el Reglamento de Viáticos y otros Gastos de la SIT, cuando por razones de trabajo sea necesaria su movilización a los proyectos.

6. RESULTADOS Y PRODUCTOS ESPERADOS:

Sin limitarse a lo establecido por estos términos de referencia, el Consultor deberá presentar y someter a revisión y aprobación de la persona que se designe en la Unidad Ejecutora BCIE (UEBCIE) los informes que se detallan a continuación:

a.  Informes mensuales, en los que se destaquen las actividades realizadas durante el período informado, los aspectos importantes de los Proyectos que se ejecuten, entre los cuales se pueden mencionar, pero sin limitarse a ellos:

-   Descripción y Objetivos de la Contratación

-   Información Principal del Contrato

-   Actividades desarrolladas en el período

-   Aspectos relevantes

-   Retos del período

-   Medidas de mitigación recomendadas

-   Actividades por ejecutar en el próximo periodo

-   Conclusiones

-   Recomendaciones

a. Estos informes deberán presentarse dentro de los primeros 20 días hábiles de cada mes.

b.  Informe Final con el resultado de lo realizado a lo largo de la consultoría.

c.  Cualquier otro informe que sea requerido por la UEBCIE.

7. COSTO ESTIMADO DE LA CONSULTORÍA Y FORMA DE PAGO

El costo total estimado de la consultoría es de Cincuenta y Cinco Mil Doscientos Dólares (US$55,200.00), por los servicios prestados conforme a lo indicado en estos Términos de Referencia. Esta suma incluye todos los costos, seguros y honorarios para el Consultor, así como cualquier obligación tributaria a que este pudiera estar sujeto.

Los pagos serán efectuados de forma mensual por un monto de Mil Doscientos Dólares Estadounidenses (US$1,200.00), contra la entrega del informe mensual revisado y aprobado y mediante transferencia electrónica a la cuenta bancaria del Consultor.

El pago se realizará en lempiras al equivalente de la tasa de cambio del dólar que esté vigente de acuerdo con el Banco Central de Honduras (BCH) de la fecha en que se genere la factura/recibo de pago, por lo que el Consultor deberá estar inscrito como beneficiario en el Sistema de Administración Financiera Integrada (SIAFI) de la Secretaría de Finanzas. Asimismo, deberá presentar Constancia Electrónica vigente de estar sujeto al Régimen de Pagos a Cuenta, emitida por el Servicio de Administración de Rentas (SAR) o se realizará la retención del impuesto sobre la renta equivalente al 12.5% de cada pago mensual, de acuerdo con la ley vigente del país.

Los informes mensuales presentados deberán ser aprobados por la persona que se designe en la Unidad Ejecutora BCIE de estos contratos de préstamos o por quien designe el ministro de la SIT.

8. COORDINACIÓN DEL TRABAJO

El consultor coordinará sus actividades, informará y reportará directamente a la Coordinación Financiera de la UEBCIE y/o a la persona que se designe para dar seguimiento al cumplimiento de este contrato, siendo responsable por la revisión de los productos presentados y el control de calidad de trabajo del consultor.

9. MATRIZ DE EVALUACIÓN:

Puntaje mínimo para considerar a los perfiles como comparables: Cada perfil deberá obtener el puntaje mínimo de 70 puntos para ser parte del proceso de comparación y cumplir con todos los requisitos establecidos como CUMPLE/NO CUMPLE, caso contrario quedará descalificado. 

Mecanismo de desempate: En aquellos casos donde exista empate entre los consultores se definirá el desempate de la siguiente forma:

1. Como primera instancia: Experiencia Específica de acuerdo con el numeral 3.2 de la Matriz de Evaluación (se dará 1 punto extra por cada año adicional a lo requerido). De persistir el empate se aplicará la segunda instancia.

2. Como segunda instancia: Experiencia General de acuerdo con el numeral 2.1 de la Matriz de Evaluación (se dará 1 punto extra por cada año adicional a lo requerido).

   10. DOCUMENTACIÓN POR PRESENTAR:

A efectos evaluación el consultor deberá presentar lo siguiente:

1. Carta de Expresión de interés en participar en el proceso de manera específica, se evaluarán las hojas de vida solamente de aquellos consultores que presenten dicha expresión de interés, debidamente firmada.

2. Hoja de vida actualizada, la cual deberá incluir la siguiente declaración del consultor:

Certificación:

Yo, el abajo firmante, certifico que,

1. Según mi mejor conocimiento y mi entender, esta hoja de vida describe correctamente mi persona, mis calificaciones y mi experiencia.

2. Acepto que cualquier dato falso u omisión que pueda contener esta hoja de vida y sus anexos puede ser elemento justificable para la descalificación.

3. Documentación soporte de la formación académica según el numeral IV.

4. Declaración jurada de acuerdo a Anexo 1.

11. ELEGIBILIDAD:

El consultor adjudicado deberá ser elegible para suscribir un contrato con financiamiento del BCIE, por lo cual no podrá encontrarse incluido en las listas de contrapartes prohibidas del BCIE y reconocidas por el BCIE, que son: 

1. Lista consolidada de sanciones del Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas (ONU): https://scsanctions.un.org/search/
2. Lista consolidada de personas, grupos y entidades sujetas a las sanciones financieras de la Unión Europea (UE).  https://webgate.ec.europa.eu/fsd/fsf#!/files
3. Lista consolidada de personas, grupos y entidades sujetas a las sanciones del Banco Mundial (BM): https://www.worldbank.org/en/projects-operations/procurement/debarredfi…
4. Lista Consolidada de la Oficina de Control de Activos del Extranjero (OFAC): https://sanctionssearch.ofac.treas.gov/
5. Lista “HM Treasury Consolidated List of Targets”: https://sanctionssearch.ofsi.hmtreasury.gov.uk/ 

6. Lista de Contrapartes Prohibidas del BCIE.