Resumen del Puesto
Como miembro del equipo de operaciones para Plataformas, usted dará seguimiento a las actividades y apoyará a toda la cartera de proyectos de las diferentes plataformas, apoyará a la Gerencia en los procesos administrativos, financieros y de operación en apoyo al trabajo de Catholic Relief Services (CRS) de servir a los pobres y vulnerables. Mantendrá alto nivel de comunicación con los miembros del equipo. Su enfoque minucioso y orientado al servicio asegurará que el proyecto aplique de manera consistente las mejores prácticas y trabaje constantemente hacia mejorar el impacto de sus beneficios hacia aquellos a los que servimos.
Funciones y Responsabilidades Clave
Lidera, desarrolla y asegura los procedimientos logísticos de compras de bienes y servicios, involucrados en la compra de insumos, organización de reuniones, capacitaciones y actividades realizadas por la iniciativa de acuerdo con las diferentes solicitudes del personal técnico y del equipo de liderazgo de la plataforma de acuerdo con la política de compras vigente para CRS.
Lidera y representa a las plataformas en reuniones de asesoría financiera con los socios y con los puntos focales de cada país.
Coordinar con el personal de las diferentes áreas operacionales de cada programa de país, socios. Colaborará estrechamente con el Gerente de operaciones y el personal técnico para garantizar que las operaciones de las plataformas apoyen las actividades del programa según sea necesario de acuerdo con los planes de implementación
Apoyar la coordinación e implementación de todas las actividades asignadas a su puesto y que están descritas en el plan detallado de implementación en línea con los principios y estándares de calidad de programa de CRS, requisitos de los donantes y buenas prácticas.
Dar seguimiento y reportar sobre cualquier desafío y/o vacío identificado en cualquiera de las diferentes áreas operacionales para informar ajustes a planes, presupuestos y a programas de implementación.
Liderando y apoyando a las carteras de consultorías, y socios de las diferentes plataformas. Gestionando las actividades en el sistema de Insight de CRS relacionadas con las adquisiciones: requisiciones, aprobaciones, reportes de recepción, documentación, recepciones para el proceso de pago, control de gastos, reportes de ejecución y compromisos.
Revisar y hacer seguimiento de los presupuestos anuales de los socios, así como la proyección de gastos interna de plataformas y flujo de efectivo mensual y/o trimestral. Revisar los informes financieros de los socios verificando el cumplimiento de los plazos, presupuestos aprobados y monitoreando los gastos. Asegurara que los socios liquiden sus gastos mensuales en las fechas establecidas y gestionar los anticipos de manera oportuna.
Manejar de forma ágil, fluida y confidencial la información y comunicación, así como todos los requerimientos de socios y organizaciones involucradas con el proyecto.
Monitorea periódicamente la actualización de la información de los proyectos en las plataformas Gateway, Teams y One Drive.
Consolidar plan de compras o información de compras de las plataformas para apoyar con proyección de gastos, analizar flujo de efectivo y prever contratación de consultorías.
Apoyar al equipo con el ingreso de requisiciones y otras responsabilidades administrativas en los programas de país en los que las plataformas tienen intervenciones en apoyo con el global preparer.
Apoyar en el proceso de elaboración, aprobación y firma de convenios de subreceptor de fondos, convenios de donación, adendas, cartas de acuerdo, sub-acuerdos y enmiendas, MOU, según sea solicitado
Calificaciones Básicas
Título universitario de Licenciatura en Administración de Empresas, Finanzas o carrera a fin. Años de experiencia pueden sustituir título universitario.
Experiencia mínima de 3 años en procesos de cartera de consultorías y socios, revisiones y ejecución presupuestaria, revisión de informes financieros.
Experiencia mínima de 3 años trabajando con ONGs será una ventaja.
De preferencia contar con experiencia en manejo de fondos de diferentes donantes.
Experiencia en revisiones presupuestarias, revisión de informes financieros, control de gastos, procesos administrativos y financieros.
Experiencia en trabajo con socios
Manejo de paquetes de de MS Office (Microsoft Office, Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams)
Conocimientos, Habilidades y Capacidades
Habilidades de observación, escucha activa y análisis con capacidad para formarse juicios sensatos.
Buenas habilidades de gestión de relaciones y capacidad para trabajar efectivamente con socios locales y miembros de la comunidad.
Atención al detalle, exactitud y puntualidad en la ejecución de responsabilidades asignadas.
Proactivo, ingenioso y orientado soluciones y a resultados.
Alta flexibilidad, dedicación, creatividad y orientación de servicio.
Alta habilidad para diseñar estrategias y planes de trabajo.
Excelentes habilidades de comunicación, de negociación oral y escrita.
Excelente habilidad para establecer prioridades.
Alta habilidad de organización, priorización y manejo de detalles
Idiomas Requeridos:
Español, inglés en nivel avanzado. Frances es deseable
Viajes:
Debe estar dispuesto y ser capaz de viajar hasta 20%.
Relaciones Laborales Claves:
Interno: Equipo de Plataformas y de proyecto, asistentes, especialista, equipos de Operaciones de CP, HQ GSCM y GPR, DRD/Ops, DRD/PQ, RD.
Externo: Socios, consultores, aliados.
CRS se compromete a proteger a los participantes del programa, miembros de la comunidad, personal y voluntarios de todas las formas de explotación y abuso. Se espera que el candidato seleccionado firme y se adhiera al Código de Conducta de CRS.
Los procedimientos de adquisición de talentos de CRS reflejan nuestro compromiso de salvaguardar los derechos y la dignidad de todas las personas, especialmente los niños y los adultos vulnerables, para vivir libres de abuso y daño.
Descargo de Responsabilidad: Este anuncio de vacante no es una lista exhaustiva de la habilidad, esfuerzo, obligaciones y responsabilidades relacionadas con la posición. La duración de la contratación de esta posición está sujeta a la duración de los fondos del proyecto y/o programa de país, así como entre otros procesos internos basados en la ley local. Al solicitar este trabajo, es entendido y reconocido que CRS requiere que su personal trate a todas las personas con dignidad y respeto y que prevenga activamente el acoso, el abuso, la explotación y la trata de personas. Además, es entendido que, si es un candidato exitoso, estará sujeto a una verificación integral de antecedentes, y sus referencias personales/profesionales se solicitaran para evaluar comportamientos relacionados con los temas relativos a la salvaguardia anterior.
PARA APLICAR: Enviar su Carta de Interés y hoja de vida actualizada a Recursos Humanos CRS a la siguiente dirección: [email protected] con el nombre de la vacante: “Especialista de Operaciones y Finanzas de la Plataforma LACRO” en el asunto.