TERMINOS DE REFERENCIA (TDR) Herramienta estadística destinada al análisis de la demanda y a la mejora en la gestión del sector MICE. Además, se encargará de la capacitación en el uso de esta herramienta.

FUENTE DE FIANCIAMIENTO: LA AGENCIA DE LOS ESTADOS UNIDOS PARA EL DESARROLLO INTERNACIONAL (USAID) A TRAVÉS DEL PROYECTO TRANSFORMANDO SISTEMAS DE MERCADO (TMS)

EJECUTOR: BURÓ DE CONVENCIONES DE SAN PEDRO SULA

Servicios requeridos: Persona natural y/o jurídica que deba proveer una herramienta estadística destinada al análisis de la demanda y a la mejora en la gestión del sector MICE. Además, se encargará de la capacitación en el uso de esta herramienta.

Reporta a: Buró de Convenciones de San Pedro Sula y Proyecto Transformando Sistemas de Mercado de la Agencia de los Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID).

I.  INTRODUCCIÓN

Este documento establece los términos de referencia para la contratación de una herramienta estadística avanzada destinada al análisis de la demanda y a la mejora en la gestión del sector MICE. Además, se incluirá un servicio de capacitación integral para asegurar el uso eficiente de la herramienta por parte del personal.

En la industria MICE (Meetings, Incentives, Conventions, and Exhibitions), la capacidad de medir y analizar el rendimiento de los eventos es crucial para el éxito y la sostenibilidad de las operaciones. Las estadísticas juegan un papel esencial al ofrecer una base sólida para evaluar el éxito de un evento, identificar tendencias emergentes, tomar decisiones informadas y evaluar la rentabilidad. 

II.  ANTECEDENTES

La industria MICE ha experimentado un crecimiento significativo en las últimas décadas, impulsada por la globalización y el aumento de la demanda de eventos corporativos, ferias, conferencias y exposiciones. Sin embargo, este crecimiento ha venido acompañado de desafíos relacionados con la competencia, la sostenibilidad y la necesidad de innovar. En este contexto, la capacidad de recopilar, analizar y utilizar datos estadísticos se ha convertido en una ventaja competitiva crucial para las empresas del sector.

A pesar de la importancia de las estadísticas, muchas organizaciones dentro de la industria MICE aún no han logrado integrar de manera efectiva estas herramientas en sus procesos de toma de decisiones. Esto ha llevado a la necesidad de desarrollar capacidades en la elaboración y análisis de estadísticas, con el objetivo de mejorar la planificación y ejecución de eventos.

III.  JUSTIFICACIÓN 

El taller de elaboración de estadísticas en la industria MICE responde a la necesidad de fortalecer las capacidades de los profesionales del sector en la utilización de herramientas estadísticas. Al mejorar la habilidad de medir el éxito de los eventos, identificar tendencias y tomar decisiones informadas, se espera que las organizaciones puedan optimizar sus recursos, mejorar la satisfacción de los participantes y aumentar la rentabilidad de sus eventos.

Además, en un entorno cada vez más competitivo y dinámico, la capacidad de interpretar y actuar sobre datos estadísticos se ha convertido en una habilidad esencial. Este taller proporcionará a los participantes el conocimiento y las herramientas necesarias para implementar y aprovechar al máximo las estadísticas en sus actividades diarias.

IV.  OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA 

OBJETIVO GENERAL

Adquirir una herramienta estadística que permita realizar análisis profundos de la demanda en el sector MICE, optimizar la toma de decisiones y mejorar la gestión estratégica. La contratación incluirá también la capacitación del personal en el uso de dicha herramienta para garantizar una integración efectiva en los procesos existentes.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS 

• Adquirir una herramienta estadística que permita realizar análisis profundos de la demanda en el sector MICE. 
• Desarrollar las habilidades necesarias para recopilar y analizar datos estadísticos relevantes en la industria MICE.
• Enseñar a los participantes cómo interpretar las estadísticas para identificar tendencias y tomar decisiones informadas.
• Proporcionar herramientas y metodologías para evaluar la rentabilidad de los eventos utilizando estadísticas.
• Fomentar la aplicación de estadísticas en la planificación estratégica y operativa de eventos en el sector MICE.

V.  ACTIVIDADES PARA REALIZAR POR EL CONSULTOR/FIRMA CONSULTORA

• Propuesta de la Herramienta Estadística: Análisis y modelado de datos avanzados, herramientas de visualización de datos y generación de informes, seguridad y protección de datos, escalabilidad para adaptarse al crecimiento de la demanda y a nuevas necesidades, capacidad de realizar predicciones y simulaciones.
• Diseño del contenido del taller: Elaborar un plan detallado del taller, incluyendo los temas a tratar, las metodologías a utilizar y los recursos necesarios. Temas básicos: Introducción a las funcionalidades de la herramienta, formación en análisis de datos y generación de informes, capacitación en la interpretación de resultados y toma de decisiones basadas en datos. 
• Desarrollo de materiales didácticos: Crear presentaciones, estudios de caso y ejercicios prácticos que faciliten el aprendizaje de los participantes.
• Impartición del taller: Dirigir las sesiones del taller, asegurando la participación y el aprendizaje efectivo de todos los asistentes.
• Evaluación de conocimientos: Realizar evaluaciones antes y después del taller para medir el aprendizaje de los participantes y ajustar los contenidos según sea necesario.
• Seguimiento y asesoría post-taller: Proporcionar apoyo y orientación a los participantes después del taller para asegurar la correcta aplicación de los conocimientos adquiridos.

VI.  PRODUCTOS ESPERADOS 

• Herramienta Estadística: Licencia de uso y acceso completo al Buro de Convenciones, documentación técnica y manual de usuario y plan de implementación y configuración inicial.
• Plan de taller detallado: Documento que incluya el temario, metodología y recursos a utilizar durante el taller.
• Materiales didácticos completos: Presentaciones, estudios de caso y ejercicios prácticos listos para ser utilizados durante el taller.
• Informe de evaluación: Documento que presente los resultados de las evaluaciones de conocimiento pre y post taller.
• Informe final del taller: Informe que resuma el desarrollo del taller, incluyendo las actividades realizadas, la participación de los asistentes y recomendaciones para futuras capacitaciones.
• Asesoría post-taller: Reporte de seguimiento que detalle las consultas atendidas y el apoyo brindado a los participantes después del taller.               

VII.  DURACIÓN DE LA CONSULTORÍA 

El proveedor debe entregar la herramienta estadística y completar la capacitación dentro de un plazo de 1 meses a partir de la firma del contrato. 

VIII.  EQUIPO CONSULTOR 

La consultoría deberá ser realizada por persona natural y/o jurídica con amplia y comprobada experiencia teórica y práctica, y conocimiento profundo. 

IX. PREMISAS DE LA CONSULTORÍA, AUTORÍA Y PUBLICACIÓN

• Integridad: El equipo consultor o profesional tendrá el compromiso de poner de manifiesto cuestiones no mencionadas específicamente en los TDRs, si ello fuera necesario para obtener un análisis más completo de los productos esperados. 
• Convalidación de la información: Corresponde al equipo consultor garantizar la veracidad de la información recopilada para la elaboración de los productos esperados, y en última instancia será responsable de la información presentada. 
• Incidencias: En el supuesto de la aparición de incidencias durante la realización del trabajo. Estas deberán ser comunicadas inmediatamente a la Unidad Coordinadora. De no ser así, la existencia de dichos problemas en ningún caso podrá ser utilizada para justificar la no obtención de los resultados establecidos por la entidad en los presentes TDRs. 

X.  DERECHOS DE AUTOR Y DIVULGACIÓN

Se aclara que todo derecho de autor recae en la entidad beneficiaria de la consultoría. La divulgación de la información recopilada y del Informe final es prerrogativa de la Unidad Ejecutora de TDRs.

XI.  RÉGIMEN SANCIONADOR

En caso de retraso en la entrega de los informes o en el supuesto en que la calidad de los productos entregados sea manifiestamente inferior a lo pactado, serán aplicables las penalizaciones y arbitrajes establecidos por la entidad contratante conforme al contrato privado a establecer con el equipo consultor o profesional. 

XII.  LUGAR Y FORMA PARA LA PRESTACIÓN DE LA CONSULTORÍA 

Los servicios de asesoría serán permanentes durante la prestación de servicios, para lo que se requiere exclusividad a la prestación de servicios que convocan estos TDRs. 

XIII.  HONORARIOS Y FORMA DE PAGO 

El monto ofertado debe incluir los honorarios, impuestos locales, y cualquier otra deducción aplicable. 

Los pagos se realizarán de la siguiente manera: 

• 50% en el momento de la firma del contrato incluyendo presentación de cronograma y plan de acción.
• 50 % al presentar informe de final. 

Nota: En caso de retraso en la entrega de los informes, se aplicarán todas las sanciones descritas en el contrato firmado entre el equipo consultor, el consultor y la Unidad Ejecutora.

La Unidad Ejecutora y la Institución Piloto se comprometen a poner a disposición de la consultoría cuanta información, documentación y cuantos contactos y reuniones se consideren necesarias. Así como la disposición de los lugares, equipo audiovisual que se requiera.

A continuación, señalamos las características que debe tener la propuesta técnica: 

• Portada con nombre de la empresa o experto/a y título de la consultoría 
• Datos de contacto de la empresa 
• Oferta técnica que incluya: - Experiencia detallada en el campo objeto de la consultoría. - CV detallado de la empresa (en su caso) y CV detallado del/ los integrantes/s del equipo de consultoría. 
• Plan de trabajo y metodología. 
• Cronograma del proceso especificando el tipo de técnicas a utilizar y ajustándose al plazo máximo establecido.
• Presupuesto detallado de la consultoría (honorarios, costo herramienta, servicios, materiales, logística) 
• Experiencia y referencias del proveedor y soporte técnico y garantía ofrecida.

Las ofertas serán evaluadas por el comité del proyecto (Buro de Convenciones de SPS y personal de TMS-USAID) en función de la experiencia profesional, perfil del equipo consultor, calidad, valor técnico y económico de la oferta. 

Las preguntas y propuesta técnica y económica se deberán presentar electrónicamente a la siguiente dirección: [email protected], hasta el 15 de septiembre del 2024 con el asunto “Propuesta de Taller Elaboración de Estadísticas”. – Nombre da empresa o persona-”.