World Visión Honduras

Términos de Referencia para Licitación por Servicio de Envió de Correspondencia Internacional.

OFICINA NACIONAL

Febrero 2025

DECLARACIÓN DE CONFIDENCIALIDAD

Documentos de la Licitación

Carta de invitación.............................................................................. 3

Instrucciones a los licitantes

World VisiónHonduras............................................................................................................................. 1

Términos de Referencia para Licitación por Servicio de Envió de CorrespondenciaInternacional........................................................................................................... 1

Documentos de la Licitación............................................................................................................................. 2

Carta de invitación…..................................................................................................................... 3

...................................................................................................................... 2

Instrucciones a los licitantes.................................................................................... 2

Instrucciones a los Licitantes............................................................................................................................. 4

1. Introducción..................................................................................................................... 4
   1. Antecedentes............................................................................................................... 4
   2. Alcance............................................................................................................... 4
   3. Disposiciones............................................................................................................... 4
   4. Licitantes elegibles............................................................................................................... 5
   5. Número de ofertas por licitante............................................................................................................... 5
   6. Costo de la licitación............................................................................................................... 5
2. Aclaraciones de la licitación..................................................................................................................... 6
3. Preparación de lasofertas..................................................................................................................... 6
   1. Idioma de la oferta............................................................................................................... 6
   2. Documentos incluidos en la oferta............................................................................................................... 6
4. Introducción..................................................................................................................... 8
   1. Definición de lo solicitado:............................................................................................................... 8
   2. Datos mínimospara presentar cotización:............................................................................................................. 10
      1. Funcionales Mínimos..................................................................................................... 10
      2. Contractuales Mínimos..................................................................................................... 10
      3. Económicos Mínimos..................................................................................................... 10
   3. Nombre y dirección del Contratante............................................................................................................. 11
5. Preparación y presentación de las ofertas................................................................................................................... 11
6. Adjudicación de la licitación................................................................................................................... 11
7. Políticas de Visión Mundial................................................................................................................... 12
8. Anexos................................................................................................................... 12

jueves, 13 de febrero de 2025

A: Gerencia de Ventas Estimados Señores:

1. Nos complaceanunciarle quesu empresaha sidoprecalificada paraparticipar enla licitación sobre “Contratación por Servicio de Envió de Correspondencia Internacional”, por lo tanto, los invitamos a enviar sus ofertas para dicha licitación privada.

2. Con la presente carta digital le entregamos documentación electrónica relacionada con la licitación. En caso de no contar con dicha documentación se puede adquirir un juego completo de los documentos de licitación solicitándolo a:

Erica Lopez Urrutia

Teléfono (504) 2216-6600 ext. 232, Correo electrónico: [email protected]

3. Les rogamos acusar recibo de esta carta digital a la mayor brevedad posible. Si no tienen la intención de presentar ofertas, les agradeceríamos que tuvieran a bien informarnos igualmentede esadecisión.

Atentamente,

Bessy Agüero Coordinadorade Cadenade Abastecimiento

Visión Mundial Honduras

Instrucciones a los Licitantes

1. Introducción

1. Antecedentes

World Vision es una organización cristiana de desarrollo y atención a emergencias, parte de una Confraternidad Internacional que promueve el desarrollo humano integral, ofreciendo apoyo material, social y espiritual a millones de personas a través de las diferentes oficinas nacionales.

El compromiso de la organización es trabajar con los niños, niñas, familias y comunidades para superar la pobreza y la injusticia social, sin distinción de religión, raza, etnia o género, ayudándoles a garantizar un mejor futuro enfocándose en la transformación y empoderamiento de sus familias y comunidades. Nuestras áreas de intervención son: Salud, Educación, Desarrollo Económico, Asuntos Humanitarios y de emergencia, Promoción de la Justicia y Valores y Gestión para el desarrollo.

En el marco de continuar fortaleciendo las relaciones entre niños adolescentes y jóvenes con sus patrocinadores por medio del intercambio de comunicaciones escritas con previa revisión por un equipo técnico de World Vision Honduras se está buscando un Proveedor que nos pueda prestar el servicio de envío y recepción internacional de correspondencia puerta a puerta.

2. Alcance

World Visión Honduras, en adelante denominado “El Contratante”, invita a presentar ofertas para “Contratación por Servicio de Envió de Correspondencia Internacional”, que se describe en los Datos de la Licitación a proveedores, cuyo giro del negocio está enfocado en prestaciones de servicios de logística y transporte será denominado “Licitante”.

En este documento de licitación, las palabras “propuesta” y “oferta” y sus derivados se emplean como sinónimos, y la palabra “día” significa día laboral.

3. Disposiciones

• El principio que fundamenta la presente disposición busca promover la libre competencia y crear condiciones de equidad para todos los licitantes, por lo que todo lo que contravenga este principio y el incumplimiento de alguna de las disposiciones anteriores produce nulidad de la oferta.

• Para preparar su oferta, el concursante deberá examinar cuidadosamente lo descrito en cada una de las secciones y anexos del presente documento. Por consiguiente, el

Contratante no será responsable de las consecuencias derivadas de la falta de conocimiento o mala interpretación de las bases la licitación.

• La presentación de la oferta por parte del licitante, dará por aceptada las indicaciones contenidas en estas bases de licitación.

• Las ofertas que se presenten se considerarán finales y no se aceptarán aumentos o decrementos en su valor, ni rectificaciones o modificaciones en los precios ofertados, después de efectuada la entrega de las mismas hasta la pre adjudicación de la licitación.

• Las ofertas deberán formularse desarrollando todos y cada uno de los apartados y anexos, conforme a lo establecido en este documento, conel objeto de generar homogeneidad en la presentación.

• El Licitante ganador, o adjudicatario, deberá cumplir con los plazos señalados en los Datos de la Licitación, a contar de la fecha de notificación de la entrada en vigor del Contrato.

4. Licitantes elegibles

   1. Podrán participar en esta licitación todos los licitantes que reúnanlos requisitos siguientes:
      1. La empresa de los licitantes debe operar bajos las leyes comerciales y/o fiscales del país.
         1. Los licitantes no deben haber sido objeto de una declaración de inelegibilidad porprácticas corruptaso fraudulentas.

1. Los licitantesdeberán proporcionartodas laspruebas desu elegibilidad que el Contratante les pueda exigir.

   1. Número de ofertas por licitante

Cada licitante podrá presentar solamente una oferta. Los licitantes que presenten más de una oferta serán descalificados.

5. Costo de la licitación

Serán de cargo del Licitante todos los gastos vinculados con la preparación y presentación desu oferta, y en ningún caso el Contratante responderá o será responsable de ellos, independientemente de cuál sea el desarrollo y el resultado del proceso de licitación.

2. Aclaraciones de la licitación

Todo Licitante que necesite alguna aclaración de la licitación podrá solicitarla al Contratante mediante comunicación por correo electrónico a erica_lopez@wvi.org

El Contratante dará respuesta a toda solicitud de aclaración recibida a más tardar 24 horas antes de que venza el plazo para la presentación de las ofertas. Se enviará copia de la respuesta del Contratante, incluida una explicación de la consulta, pero sin identificar su procedencia, a todos los que hayan adquirido la carta digital de invitación a la licitación.

3. Preparación de las ofertas

6. Idioma de la oferta

Laoferta que prepare el Licitante, así como toda la correspondencia y los documentos relativos a ella que intercambien el Licitante y el Contratante, deberán redactarse en idioma español.

7. Documentos incluidos en la oferta

La oferta que presente el Licitante deberá incluir los siguientes documentos debidamente preparados.

1. Carta de presentación, indicando una breve historia desde la fundación de la empresa incluyendo dirección, teléfono, contacto y sucursales.

2. Anexos:
   1. Copia deEscritura deconstitución
   2. Copia RTN
   3. Identidad delRepresentante Legal
   4. Permiso deoperación vigente
   5. Copia de la solvencia fiscal vigente o pagos a cuenta
   6. Copia de una factura, puede ser emitida o anulada
   7. Firmar lapolítica Códigode Conducta (Aplicapara proveedorno calificado)
   8. Formato deNuevos Proveedor(Aplica paraproveedor nocalificado)
   9. Georeferencia

3. Las ofertas deberán contener precios detallados,indicados y desglosados los valores unitarios netos, impuestos, y totales de todos los servicios solicitados de acuerdo a los Datosde laLicitación.

4. Calificaciones de la Empresa en base a lo solicitado en los Datos de la Licitación, entendiéndose:

1. Tres cartas de recomendación de clientes con servicios similares al ofertado en esta licitación.

2. La hoja de respuestas que deberá completar, con todos los detalles de precio y preguntas enumeradas. Favor revisar en la página de adquisiciones:

https://adquisiciones.worldvision.hn/ donde se encuentra dicho formato.

Datos de la Licitación

1. Introducción

1. Definición de lo solicitado:

Se requiere contratar a un proveedor para los Servicio de Envió de Correspondencia Internacional:

Envió y Recepción Internacional de correspondencia como ser cartas u otras comunicaciones escritas por los niños y niñas para su patrocinador y viceversa,WVH trabaja con 4 Oficinas de Soporte Oficinas sedes que promueven el patrocinio de niños ubicadas en ESTADOS UNIDOS, TAIWAN, CANADÁ Y ALEMANIA que es donde la mayoría de nuestros patrocinadores residen, sin embargo, hay algunos que residen en otros países, haciendo su patrocinio a través de estas mismas oficinas de soporte.

A continuación, se detalla las direcciones de las oficinas de Soporte donde eventualmente se debe enviar documentos y correspondencias con un servicio de puerta a puerta.

Envíos a Oficinas de Soporte

La periodicidad o recurrencia de cada tipo de comunicación depende de la definición del estándar del procedimiento y del objetivo de cada una.

A continuación, se detallan los tipos de comunicaciones que se envían a los patrocinadores yreciben de ellos y ellas:

Horarios y Direcciones de Recolección.

El Proveedor debe tener la disponibilidad para recolección en la Oficina Nacional ubicada en Tegucigalpa en horarios de lunes a viernes de 8 a 5 pm.

2. Datos mínimos para presentar cotización:

   1. Funcionales Mínimos

• Administraciónde cuenta deWorld VisiónHonduras (tarifaspreferenciales)

• Disponibilidad de generar factura con su respectiva fecha, guía de envió al finalizar los servicios para trámite de pago correspondiente. (Estas se entregan en la Oficina Principal ubicada en Tegucigalpa, Colonia Monte Carlos.)

• Disponibilidad de otorgar un crédito de 30 días.

• Comunicación fluidaentre elproveedor yWorld VisiónHonduras.

• Su empresa cuente con un servicio de recolección directa en cada zona, de no ser así confirmar si hará subcontratación y mencionar que empresa estaría subcontratando para dicha recolección

  • Confirmar si su empresa proveerá a las diferentes sedes insumos de materiales para envíos de las comunicaciones (Bolsas, Cajas para envíos global mail con bajo peso, así como envió global mail en volúmenes altos, Folders, guías con identificación de su empresa para la realización de envíos internacionales)

• Quela empresacuente conplataforma virtualpara programación,para rastreoy seguimiento de envíos o para procesos de facturación porenvíos programados

1. Contractuales Mínimos

• Establecerun contrato yacuerdos deniveles deservicios, calidad,tarifas preferenciales.
  • Vigencia del contrato a 1 año con opción a renovación a 2 años más por desempeño y con pruebas de verificación
    • La vigenciadel contratoserá del07 de marzo del 2025 al 06 de marzo del 2026.
      • El contrato no debería contener penalidades por cancelación de servicios en caso de cierre de oficinas.

2. Económicos Mínimos

   • Presentar oferta por precio base de ítem detallado en anexo, tarifas preferenciales, cortesías, disponibilidad de otorgar descuentos por pronto pago y otros descuentos.

3. Nombre y dirección del Contratante

World Visión Honduras, Colonia Montecarlo, al final del Blvd. Morazán, 3ra. Avenida, 1ra. Calle. Apdo. Postal 3204, Tegucigalpa Honduras.

2. Preparación y presentación de las ofertas

1. Las ofertas se presentarán en sobre sellado en nuestra oficina nacional ubicada en La Colonia Montecarlo,al finaldel Blvd.Morazán. Elsobre conla propuestase debe identificar con el nombre de: “Licitación Contratación por Servicios de Alimentación para eventos de la Oficina Nacional y Proyectos de Visión Mundial Honduras en Tegucigalpa, Francisco, Morazán y Alrededores” dirigido a:

Erica Lopez Urrutia

Departamento de Compras Oficina Nacional.

World Visión Honduras

2. Será de exclusiva responsabilidad del licitante:

   • Que laoferta searecibida en tiempoy forma, deacuerdo a loestablecido en estasbases delicitación.
   • Que la integridad, disponibilidad y confidencialidad del sobre y sus propuestas, sean recibidos por el Contratante.
   • Las ofertas deberán tener una validez de al menos 30 días laborales a partir de la presentación de la oferta al Contratante.

3. El Plazo máximo para la presentación de la oferta es el día 21 de febrero del 2025 a la 3: 00 p.m.

4. Las ofertas que se presenten después de esta fecha y hora se considerarán extemporáneas y no serán tomadas en consideración.

3. Adjudicación de la licitación

1. El Contratantese reserva el derecho de adjudicar la licitaciónparcial o totalmente.

2. El Contratante notificará su decisión sobre esta licitación en forma escrita a más tardar el día martes 05/03/2025. Si dentro de este plazo no se hubiere decidido acerca de ella, los participantes podrán desistir de sus ofertas.

4. Políticasde Visión Mundial

Como parte de las políticas organizacionales al trabajar con socios o consultores, es importante la siguiente declaración:

Clausula Política Anticorrupción Visión Mundial Honduras tiene “Cero” tolerancia hacia los incidentes de violencia o abuso contra niños o adultos cometidos por empleados u otros afiliados de WV(incluyendo voluntariado/pasantes, donantes, patrocinadores, visitas, socios, personas que integran la Asamblea y Junta Directiva, consejo asesor, proveedores de bienes o servicios), por lo queincluye estándares que son las medidas que la Confraternidad de Visión Mundial exige para desarrollar, implementar y monitorear la protección a la niñez y beneficiarios adultos. Por lo que deberá comprometerse a conocer, firmar y cumplir la Política de Protección de la Niñez y Salvaguardia de Adultos.

Clausula Política de Protección de la Niñez y Salvaguardia de Adultos El Contratista comprende completamente y acepta cumplir la Política de Gestión de Salvaguardia de Niños y Adultos de la Confraternidad de World Visión (versión; vigente), también conocida como la Política de Salvaguardia. Entiende que cualquier acción que sea inconsistente con la Política de Salvaguardia de World Visión, incluida la falta de acción exigida por esta política, puede resultar en la finalización de la relación contractual con la Organización. Se anexa para conocimiento y firma la política de Protección de la Niñez y Salvaguardia de Adultos y protocolos de comportamiento y prevención de daño en las comunicaciones. La conducta inapropiada para con la niñez y beneficiarios adultos, incluyendo el incumplimiento de los Protocolos de Comportamiento de Visión Mundial o incurrir en cualquier tipo deabuso contra un niño, niña o beneficiarios adultos, es causal de terminación del contrato sin responsabilidad para Visión Mundial Honduras y sin perjuicio de lo que en derecho corresponda.

5. Anexos

• Formulario deInformación deProveedor
• Código deConducta Proveedor