TÉRMINOS DE REFERENCIA PARA ELABORACIÓN DE CONSULTORÍA - CONTRATACIÓN DE CONSULTOR O EMPRESA CONSULTORA PARA DISEÑO Y ELABORACIÓN DE MANUAL DE COMPRAS PARA CRUZ ROJA HONDUREÑA.

FECHA MÁXIMA PARA PRESENTACIÓN DE OFERTAS: 03 DE FEBRERO DEL 2023

País:                                                               Honduras

Ciudad:                                                          Comayagüela, M.D.C.

Proyecto:                                                        Alianza Programática 

Fecha límite para presentación de ofertas:    03 de febrero del 2024

ANTECEDENTES 

Con 86 años de servicio, Cruz Roja Hondureña (CRH) actualmente tiene representación en casi todo el territorio hondureño y ejecuta más de 40 proyectos en colaboración con diferentes cooperantes y socios en temas de desarrollo social, salud, migración, gestión de riesgos, restablecimiento familiar, reconstrucción, mejora de medios de vida, entre otros, beneficiando a la población hasta las zonas más distantes y movilizando a los voluntarios y personal diariamente para cubrir nuestras actividades. 

Cruz Roja Hondureña, en su PND como parte del desarrollo organizacional de la sociedad nacional, incluye la estandarización de procesos administrativos a nivel nacional que maximicen y agilicen los procesos de compra tanto para las compras con fondos propios, como los fondos de donantes o de otras sociedades nacionales del Movimiento de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. 

El manual de compras es uno de los elementos con el que debe contar toda organización como compendio formal de la estructura orgánica de la misma, se puede afirmar que es la guía oficial para la organización y funcionamiento del área de compras.

OBJETIVOS DE LA CONSULTORÍA

• Elaborar un manual de compras, estandarizado, sistematizado, donde se identifique de manera sencilla las responsabilidades de todas las áreas involucradas en los procesos de compra.
• Fortalecer la gestión de compras para alcanzar y ratificar la efectividad y economía en todos los procesos. 
• Con el manual de compras se pretende que los procesos complejos y simples se puedan agilizar y que todas las actividades ya sea en la alta dirección como en las áreas operativas y administrativas conozcan como realizar una compra para la mejor toma de decisiones. 
• Mejora del control interno y la transparencia para cualquier entidad, cooperante, socio que mantenga acuerdos con CRH. 

OBJETIVOS ESPECÍFICOS: 

• Elaboración de estructuras de los procesos y procedimientos basados en la actualidad. 
• Lograr que la gestión de compras sea eficiente y eficaz mediante la automatización de los procesos. 
• Controlar los procesos de un extremo a otro.
• Identificar los procesos que requieren más tiempo de lo indicado y priorizar el proceso para mejorar la respuesta.
• Reducir costos y tiempo.
• Integración con el Manual de Procedimientos Administrativos de CRH. 

RESULTADOS / PRODUCTOS ESPERADOS

Como resultado de las diferentes actividades del desarrollo de la presente consultoría, el consultor(a) deberá entregar los siguientes productos:

1. Plan de trabajo debidamente calendarizado, incluyendo la propuesta metodológica a utilizar. 
2. Diagnóstico situacional de los procesos de compra actuales de la Cruz Roja Hondureña y sus recomendaciones. 
3. Documento conteniendo el Manual de Compras, que incluya detalladamente todos los procesos de compra que realiza la CRH a nivel nacional e internacional. El contenido del Manual de Compras deberá ser integral al Manual de Procesos y Procedimientos Administrativos establecido en la CRH y así se someterá a sus disposiciones generales. Dentro del manual de compras, se incluirán todos aquellos aspectos inherentes a la organización y operación del área, dividiendo por capítulos aquellos aspectos que podrían ser susceptibles de separación en otros manuales, tales como los de organización, los de políticas, de operación, de procedimientos, etc. Siendo esta separación o concentración únicamente de forma y por lo mismo acorde con los criterios que prevalezcan en los diferentes casos. Este Manual también debe contener el proceso que se debe seguir para las actualizaciones y los responsables de su ejecución y aprobación. El manual de compras deberá comprender cómo mínimo los aspectos detallados en el anexo No. 1 de estos términos de referencia. 
4. Un informe final que contenga un resumen ejecutivo de las actividades de la consultoría.
5. Cualquier otro producto que pueda ser acordado con el consultor durante el proceso, que no se considere adicional al contexto de la consultoría. 

Los productos se presentarán conforme a programación aprobada al inicio de la consultoría para su revisión y aprobación, de la siguiente forma: 

• Una copia digital con los documentos en formato Word y PDF cuadros en formato Excel, diagramas, etc., en su versión original. 
• Presentación en PowerPoint sobre el desarrollo y los resultados de la consultoría.

OBLIGACIONES DEL/A CONSULTOR/A O EMPRESA/FIRMA CONSULTORA

• Al momento de elaborar la propuesta, así como durante el desarrollo de la consultoría, el/la consultor(a) debe cumplir absolutamente con todos los requisitos de forma y contenido, establecidos en la solicitud de propuesta y en los presentes Términos de Referencia, recomendándose, por tanto, leer detalladamente el presente documento, previa elaboración de la propuesta.
• El/la consultor (a) deberá presentar un cronograma y plan de trabajo de las actividades a realizar. 
• Implementación de plan de trabajo.
• El/la consultor(a) debe conocer experiencias sobre los temas de esta consultoría o sobre aspectos vinculantes a éstos.
• Se llevarán a cabo reuniones semanales de seguimiento, para revisión de avances conforme al plan de trabajo.
• El/la consultor (a) deberá consultar los manuales de compra de los socios de Cruz Roja, como ser la Federación de Cruz Roja, el Comité de Cruz Roja, Cruz Roja Alemana, entre otras que sean necesarias para tener una base para el manual de compra de Cruz Roja Hondureña, así como otros documentos vinculantes y en vigencia que utilice la CRH. 
• Entrevistas con todos los departamentos involucrados en el proceso de compra, así como otras unidades que puedan brindar información y mejoras al proceso de compras. Las reuniones para informar sobre las actividades que se están desarrollando deberán ser periódicas, al menos dos a la semana.
• Una jornada de inducción para el equipo técnico y usuarios claves.
• Entrega de informe final de la consultoría, incluyendo la entrega de los productos acordados. 
• Se compromete a cumplir con las políticas de privacidad, uso de información personal y acogerse a los términos y condiciones del servicio.

DURACIÓN DE LA CONSULTORIA /FORMA DE PAGO, COSTOS Y RETENCIÓN

La duración de esta consultoría será de hasta tres (3) meses contados a partir de la orden de inicio. - Todos los plazos establecidos en el presente y en los documentos contractuales se entenderán en días calendario.

Tabla 1: Nombre de entregable y medios de verificación 

Se pagará por medio de:

•           CHEQUES

05 días hábiles después de la presentación de los productos y el recibo o factura entregada según el detalle en la Tabla 1.

Sí los productos son entregados antes del tiempo establecido y de conformidad con los parámetros de aprobación en los presentes Términos de Referencia, la CRH podrá tramitar el pago sin necesidad de esperar hasta la fecha de fin de las actividades originalmente programadas en el Plan de Trabajo. 

El valor de consultoría máximo es de: L. 120,000.00

RETENCIONES: De cada pago que se autorice al/ a la consultor/a se realizará la retención del doce y medio por ciento (12.5%) del valor del pago, conforme a Ley y disposiciones del Servicio de Administración de Rentas de Honduras (SAR). En caso de que el consultor/a presenten una constancia actualizada de pagos a cuenta, esta retención no se hará efectiva.

RESPONSABILIDADES DEL CONTRATANTE

• Coordinación, supervisión y seguimiento de la consultoría.
• Elaboración de contrato de servicios.
• Entrega de todos los documentos necesarios para el desarrollo de la consultoría y los que el/la consultor (a) requiera. 
• Realizar los pagos correspondientes a la consultoría según la planificación acordada.
• Coordinar los espacios requeridos para reuniones o zonas de trabajo del consultor (a).
• Cualquier otra responsabilidad que se requiera para el cumplimiento de la consultoría. 

PERFIL REQUERIDO:

1. Perfil académico
2. Profesional con grado universitario en el área de ingeniería industrial, ingeniería en procesos, ciencias económicas o profesiones afines. 
3. Maestría en Gestión de Operaciones preferiblemente, o haber recibido cursos, certificaciones o diplomados en el área de compras, adquisiciones, cadena de suministros u otros relacionados.
4.  Experiencia profesional requerida

• Por lo menos tres (3) años de experiencia en el diseño, elaboración y/o implementación de procesos de compra en entidades públicas y/o privadas.
• Con experiencia en elaboración de manuales de procesos y procedimientos en al menos tres entidades públicas o privadas. 
• Con conocimiento de las normas ISO para la gestión de procesos y procedimientos. 
• Con experiencia en leyes que tengan relación con los procesos de compra. 
• Facilidad de expresión oral y escrita. 
• Buenas relaciones humanas.

VALORACIÓN DE OFERTAS TÉCNICAS, ECONÓMICAS

La Comisión Evaluadora examinará las propuestas recibidas que deberán contener toda la información que se describe a continuación para realizar las verificaciones procediendo de acuerdo a los siguientes pasos:

Evaluación Técnica: 

1. Verificación de la presentación de la documentación legal. Se verificará si CUMPLE o NO CUMPLE con los requisitos mínimos para participación. Quedarán descalificados los oferentes que no cumplan con la presentación de la documentación legal solicitada, y si los consultores o empresas consultores tienen antecedentes negativos o de incumplimiento de contratos anteriores.
2. Evaluación de la propuesta TÉCNICA (Metodología a utilizar y propuesta de plan de trabajo).
3. Experiencia profesional demostrada con portafolio o links donde se pueda verificar la experiencia y documentos elaborados. 
4. Perfil del consultor o empresa, que corresponde a la presentación de las hojas de vida.

 Evaluación Económica: 

Las propuestas deberán ser entregadas en Lempiras (HNL). La propuesta económica deberá incluir todos los gastos que incurrirá el/ la consultor(a) para realizar la consultoría. 

Determinación de Puntaje final, y selección.

La sumatoria de la evaluación técnica y económica dará como resultado la calificación final que servirá de base para la adjudicación.

La oferta seleccionada, junto con el acta de evaluación preparada por la comisión, será remitida a las autoridades para recabar su no objeción a la contratación. Una vez obtenida ésta, se informará a todos los ofertantes de la propuesta seleccionada, y se firmará el contrato con esta última.

LA DOCUMENTACIÓN PRESENTADA DEBE INCLUIR COMO MÍNIMO:

Del Consultor/a o empresa/firma consultora: 

Propuesta técnica a desarrollar que contenga: 

• Plan de trabajo y metodología.
• Portafolio de experiencia y documentos.
• Hoja de vida del consultor/a o miembros de empresa/firma consultora que aplica a la presente consultoría. Todos los documentos deberán ser actuales, fechados y debidamente firmados para garantizar la experiencia profesional del equipo tal como se especifica en el cuadro de aspectos a evaluar. 
• Fotocopia títulos que acrediten el nivel académico del consultor/a. En el caso de empresa/firma consultora, deberán presentar los títulos de socios o colaboradores que participarán en la consultoría. 
• Fotocopia de documentos personales del consultor/a o de los miembros de la empresa/firma consultora que aplica a la consultoría. 
• En caso de empresa/firma consultora, fotocopia de la escritura de constitución, copia de RTN, copia de DNI del representante legal.
• Consultor individual copia de RTN 
• Copia de facturación o recibo por honorarios.
• Colegiación profesional según corresponda.
• Acreditar experiencia en la realización de consultorías similares, a través de un link o de actas de recepción de productos.
• Declaración de Honor (Adjunto al final de estos TDRs). 

Propuesta Económica

• La propuesta económica deberá ser presentada en su formato individual o empresarial, en moneda local, detallando los servicios o por productos si es necesario, deberá desglosar los gastos y los impuestos por separado. 
• Debe contener toda la información del consultor (a) teléfonos, dirección, correo electrónico, fecha, estar sellada y firmada.
• Especificar la validez de la oferta. 
• Constancia de pagos a cuenta vigente.

PRESENTACIÓN DE OFERTAS

Se solicita a los consultores interesados enviar su oferta técnica y económica en sobre sellado a la dirección siguiente:

Cruz Roja Hondureña

Entre 1ra. y 2ª. Avenida y 7ª. Calle Comayagüela M.D.C.

Atención: Saraht Ruiz – Unidad de Adquisiciones 

En el asunto de correo especificar: Propuesta Técnica y Económica para el proceso “Consultoría DISEÑO Y ELABORACIÓN DE MANUAL DE COMPRAS PARA CRUZ ROJA HONDUREÑA”. Recibirá un correo de respuesta confirmando la recepción de su propuesta, si no se recibe una respuesta por favor, llame a los teléfonos (504) 2237-1800, extensión No. 36.

Fecha límite de presentación de documentos: 03 de febrero del 2024.

Información complementaria/documentos: 

Durante el proceso de evaluación, el Panel de Evaluación tiene el derecho de pedir al solicitante que presente aclaraciones de cualquier duda que surja y/o información y documentación complementaria para verificar la información indicada en el CV y la Declaración de requisitos clave del solicitante. 

Confidencialidad de los datos: la CRH manejará todas las aplicaciones y la información contenida en ellas con estricta confidencialidad.     

CONFIDENCIALIDAD DE LA INFORMACIÓN:

El/la contratado/a tendrá prohibido divulgar información reservada o confidencial a la que pueda tener acceso en la ejecución del Contrato, a menos que se le haya autorizado por escrito. De igual manera, de no contar con la autorización por escrito, tampoco podrá utilizar o divulgar a terceros, cualesquiera de los documentos que utilice o prepare. 

CLÁUSULA DE CONFIDENCIALIDAD Y PROPIEDAD INTELECTUAL: 

• El producto de la consultoría es propiedad intelectual de Cruz Roja Hondureña, no podrá ser utilizado sin autorización escrita, queda prohibido cualquier tipo de reproducción, publicación, disertación o divulgación pública o con terceros, por cualquier medio verbal, audiovisual y/o escrito del material de la prestación de sus servicios.
• En caso de ser publicados, previa autorización de CRH, el profesional/empresa contratada se compromete a mantener confidencialidad sobre el proceso y resultado de la consultoría.
• El Contratista también declara y garantiza que ni él ni ninguna de sus Filiales participan directa o indirectamente a) en ninguna práctica incompatible con los Derechos Humanos, Económicos, Sociales y Culturales.

GARANTÍA DE CUMPLIMIENTO:

ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS DE REFERENCIA. 

Una vez seleccionada la persona que desarrollará la consultoría ésta deberá comprometerse a cumplir íntegramente lo descrito en los términos de referencia descritos, así como la prescripción técnica implícitas en el Plan de Trabajo firmado como parte fundamental del contrato para el cual será requerido.