Job Description

Contexto organizativo

ONU Mujeres, basada en la visión de igualdad consagrada en la Carta de las Naciones Unidas, trabaja para eliminar la discriminación contra mujeres y niñas; el empoderamiento de las mujeres; y la consecución de la igualdad entre mujeres y hombres como socios y beneficiarios del desarrollo, los derechos humanos, la acción humanitaria y la paz y la seguridad. 

El Gobierno de España y ONU Mujeres sostienen una alianza histórica que se fundamenta en un compromiso compartido por la igualdad de género y la erradicación de todas las formas de violencia y discriminación contra las mujeres y niñas. Esta cooperación cobra especial relevancia en el contexto actual de América Latina, caracterizado por altos niveles de violencia contra las mujeres y las niñas, retrocesos democráticos y crecientes desafíos humanitarios que exigen respuestas coordinadas y transformadoras.

El Programa PACTA (Programa de Acción Coordinada para Erradicar la Violencia hacia las Mujeres y las Niñas en América Latina) se propone como una respuesta integral y transformadora para acelerar la erradicación de la violencia contra las mujeres y las niñas en la región, mediante acciones coordinadas de prevención y atención articuladas a nivel nacional y regional. Esta iniciativa se implementa en estrecha sinergia con el Pacto de Estado contra la Violencia de Género del Gobierno de España (en adelante, Pacto) y en alineación con los compromisos internacionales de derechos humanos y la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible. 

Reportando a la-el Analista de Implementación de Programas en el área de EVCMN en coordinación con la Asociada de Operaciones, el-la Asociada-o Administrativo apoya las operaciones de la oficina realizando una variedad de procesos administrativos estándar que garantizan alta calidad y precisión del trabajo. El Asociado Administrativo promueve un enfoque orientado al cliente, la calidad y los resultados. El Asociado Administrativo trabaja en estrecha colaboración con los equipos de Operaciones, Programa y Proyectos para garantizar una prestación de servicios coherente y resolver cuestiones complejas relacionadas con la administración y la entrega de información.

Ámbito de trabajo

1. Proporcionar apoyo administrativo y operativo general a la-el Analista de Implementación de Programas en el área de EVCMN en cumplimiento con las normas, regulaciones, políticas y procedimientos de ONU Mujeres: 

• Organizar los envíos, los arreglos de despaje aduanero y preparar los documentos para los envíos de ONU Mujeres (recibidos/enviados);
• Organizar reservas de viaje y hotel, preparar autorizaciones de viaje, tramitar solicitudes de visados y Asignación de Subsistencia Diaria (DSA), tarjetas de identidad y otros documentos;
• Proporcionar apoyo administrativo a conferencias, talleres y retiros;
• Mantener un sistema de archivo que garantice la custodia segura de los materiales confidenciales, según sea necesario.
• Realizar monitoreo financiero de el-los proyectos del área, limpiezas de saldo, emisión de invoices en Quantum, etc

2. Coordinar y organizar los procesos de gestión de activos y adquisiciones:

• Supervisar y mantener los suministros de papelería de oficina, incluyendo el mantenimiento de la lista de stock, la distribución de material de papelería y el registro de la distribución;
• Coordinar la gestión de activos en la oficina, preparar y presentar informes periódicos de inventario, coordinar la verificación física de los elementos del inventario;
• Aportar aportaciones para la preparación de los planes de adquisición de la oficina y supervisar su implementación;
• Generar informes relacionados con la adquisición; investigación y borradores de respuestas a consultas;
• Revisar las solicitudes de adquisición e iniciar los procedimientos de adquisición para equipos, suministros y servicios de oficina y proyecto;
• Organizar las actividades y procesos de adquisición, incluyendo la preparación y ejecución de Solicitudes de Presupuesto, Invitaciones a Licitación o Solicitudes de Propuestas, la apertura y evaluación de licitaciones;
• Coordinar las negociaciones contractuales, preparar la solicitud de adjudicación de contratos para su revisión y aprobación de las autoridades pertinentes, según sea necesario;
• Preparar Órdenes de Compra (PO) y contratos dentro y fuera del sistema Quantum, crear perfiles de proveedores en el sistema Quantum; y
• Revisar los procesos de adquisición realizados por los proyectos; presentaciones al Comité de Revisión de Adquisiciones.

3. Proporcionar apoyo administrativo para la construcción y el intercambio de conocimientos:

• Proporcionar apoyo administrativo en la organización de formaciones para el personal de operaciones/proyectos; y
• Recopila las lecciones aprendidas y las mejores prácticas en administración, compras y finanzas

4. El titular desempeña otras funciones dentro de su perfil funcional según se considere necesario para el funcionamiento eficiente de la Oficina y la Organización.

Competencias

Valores fundamentales:

• Respeto a la diversidad
• Integridad
• Profesionalidad

Competencias básicas:

• Concienciación y sensibilidad respecto a los temas de género
• Responsabilidad
• Resolución creativa de problemas
• Comunicación efectiva
• Colaboración Inclusiva
• Participación de las partes interesadas
• Liderando con el ejemplo

Por favor, visite este enlace para más información sobre los Valores Fundamentales y Competencias de ONU Mujeres: 

https://www.unwomen.org/en/about-us/employment/application-process#_Values

COMPETENCIAS FUNCIONALES:

• Capacidad para administrar y ejecutar procesos y transacciones administrativas
• Capacidad para realizar trabajos de naturaleza confidencial y gestionar un gran volumen de trabajo
• Sólido conocimiento de las normas y regulaciones administrativas
• Sólidas habilidades en TI y sistemas de gestión basados en la web
• Capacidad para extraer e interpretar datos

Requisitos mínimos

Formación y certificación:

• Educación secundaria a nivel medio
• Licenciatura/ Ingeniería en administración, finanzas o campos relacionados.

Experiencia

• Se requieren al menos 6 años de experiencia progresivamente responsable en administración de proyectos, adquisiciones o servicios de apoyo logístico, en caso de poseer educación secundaria; o tres (3) años de experiencia de poseer licenciatura.
• Se requiere experiencia en el uso de ordenadores y paquetes de software de oficina (MS Word, Excel, etc.).
• Se desea tener experiencia en el uso de un sistema ERP moderno basado en la web, preferiblemente Oracle Cloud.
• Experiencia laboral en áreas de atención y servicio al cliente
• Experiencia en el Sistema de Naciones Unidas, será considerada una ventaja

Idiomas

• Se requiere nivel intermedio a avanzado el idioma inglés
• Se requiere fluidez en idioma español

Declaraciones: 

En julio de 2010, la Asamblea General de las Naciones Unidas creó ONU Mujeres, la Entidad de las Naciones Unidas para la Igualdad de Género y el Empoderamiento de las Mujeres. La creación de ONU Mujeres se enmarcó en la agenda de reforma de la ONU, integrando recursos y mandatos para lograr un mayor impacto. Fusiona y refuerza la importante labor de cuatro entidades previamente diferenciadas del sistema de las Naciones Unidas (DAW, OSAGI, INSTRAW y UNIFEM), que se centraban exclusivamente en la igualdad de género y el empoderamiento de las mujeres. 

Otras consideraciones importantes 

• La persona contratada se hará responsable de sus obligaciones tributarias
• El puesto requiere dedicación a tiempo completo;
• Postulación abierta solamente para nacionales hondureños o personas legalmente autorizadas para trabajar en el país;
• ONU Mujeres está comprometido en lograr la diversidad laboral al interior de su oficina en términos de género, nacionalidad y cultura; Todas las aplicaciones serán tratadas con la más estricta confidencialidad; Únicamente serán consideradas las candidaturas que presenten su postulación es a través de la plataforma, recuerde completar todos los campos requeridos de la aplicación para poder ser considerada, aplicaciones incompletas no serán consideradas
• Debido al alto volumen de aplicaciones, solamente se contactará a las personas calificadas en el proceso.

Diversidad e Inclusión 

En ONU Mujeres asumimos el compromiso de crear un entorno diverso e inclusivo de respeto mutuo. ONU Mujeres contrata, emplea, capacita, compensa y promueve sin discriminar por motivos de raza, religión, color, sexo, identidad de género, orientación sexual, edad, capacidad, origen nacional o cualquier otra condición contemplada en la ley. Todos los empleos se deciden en función de las aptitudes, la competencia, la integridad y las necesidades de la organización. 

Si necesita algún tipo de adaptación razonable para participar en el proceso de reclutamiento y selección, incluya esta información en su candidatura. 

ONU Mujeres tiene una política de tolerancia cero frente a las conductas incompatibles con los fines y objetivos de las Naciones Unidas y de ONU Mujeres, que incluyen la explotación y abusos sexuales, el acoso sexual, el abuso de autoridad y la discriminación. Las candidatas/os seleccionadas/os deberán respetar las políticas y los procedimientos de ONU Mujeres y las normas de conducta exigidas al personal de la organización, por lo que se someterán a rigurosas verificaciones de referencias y antecedentes. La verificación de antecedentes incluirá la comprobación de las credenciales académicas y el historial de empleo. Es posible que las candidatas/os seleccionadas/os deban proporcionar información adicional para realizar una verificación de antecedentes. 

Nota: Las solicitantes deben asegurarse de completar todas las secciones del formulario de solicitud, incluidas las de educación e historial laboral. Si no se completan todas las secciones, la solicitud podría ser descalificada del proceso de reclutamiento y selección